Politique de confidentialité de l’application web et mobile ANAV
La société Pilote Soft, dont le siège social est situé 1260 Route de Saint-Franc 73360 LA BAUCHE, immatriculée sous le numéro RCS CHAMBERY 908 133 861, édite ANAV.
Tel : 04 85 60 21 20
Adresse mail : contact@anav.app
Cette politique décrit l’utilisation et la protection des données dans l’application web https://anav.app et l’application mobile ANAV, ci-après les « Plateformes ».
La navigation sur le site de présentation, les demandes de démonstration et le suivi commercial associé relèvent de la politique de confidentialité du site vitrine.
Votre organisation, notamment votre employeur, est responsable des traitements métier réalisés avec ANAV et vous en informe. Pilote Soft traite ces données pour son compte, en qualité de sous-traitant, selon ses instructions et le contrat applicable.
Pilote Soft est responsable de ses propres traitements de gestion de la relation client, de sécurité et de respect de ses obligations légales, décrits ci-dessous.
Cette politique peut être mise à jour. Nous vous informons des modifications importantes. La date de dernière mise à jour figure en tête du document.
Article 1. Définition et nature des données à caractère personnel
Les données sont communiquées par l’utilisateur, renseignées par son organisation ou produites lors de l’utilisation des Plateformes et des échanges avec Pilote Soft.
Elles comprennent notamment : nom, prénoms, adresses de courrier électronique, numéros de téléphone, données de transactions, horaires et temps de travail, type de contrat de travail, statut, absences et autres renseignements communiqués. Pour l’Agent IA ANAV, elles incluent les messages, réponses, pièces jointes, données métier contextuelles, journaux techniques et traces d’exécution.
Article 2. Objet de la présente politique de confidentialité
Cette politique informe les utilisateurs des traitements de leurs données et de leurs droits, conformément à la Loi Informatique et Libertés et au règlement général sur la protection des données (RGPD).
Article 3. Collecte des données à caractère personnel
Les données métier sont traitées pour le compte de l’organisation cliente afin de gérer l’accès et l’utilisation des Plateformes, notamment les plannings, les temps et les utilisateurs. L’organisation détermine les finalités et les bases légales de ces traitements.
L’Agent IA permet de générer des réponses, analyses, synthèses ou recommandations, de traiter les pièces jointes, d’exécuter ou préparer les actions demandées selon les droits des utilisateurs et de conserver l’historique de conversation.
Pour ses traitements propres, Pilote Soft utilise les bases légales suivantes :
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Gérer le contrat et le support d’un client personne physique partie au contrat | Exécution du contrat |
| Gérer les échanges et le support avec les représentants et utilisateurs d’une organisation cliente | Intérêt légitime à assurer la relation client et le fonctionnement du service |
| Sécuriser les services, diagnostiquer les incidents et prévenir les abus | Intérêt légitime à protéger les Plateformes et leurs utilisateurs |
| Tenir la comptabilité et répondre aux obligations légales | Obligation légale |
| Produire des statistiques d’utilisation pour améliorer les services, sans finalité publicitaire | Intérêt légitime à comprendre l’utilisation et améliorer les services ; consentement lorsque les traceurs utilisés le nécessitent |
| Utiliser des traceurs soumis au consentement | Consentement |
Les données obligatoires sont signalées lors de la collecte ; leur absence peut empêcher l’utilisation du service concerné. Les autres données sont facultatives.
Article 4. Transmission des données à des tiers
Les données sont accessibles au personnel habilité et aux prestataires de Pilote Soft, notamment informatiques et d’hébergement, dans la mesure nécessaire à leurs missions. Dans l’organisation cliente, l’accès dépend des droits attribués. Le recours aux sous-traitants ultérieurs est encadré par le contrat applicable.
L’Agent IA peut transmettre les données nécessaires à des fournisseurs techniques d’inférence. Pilote Soft privilégie des fournisseurs français ; les fournisseurs et modèles peuvent évoluer.
Pour les utilisateurs de l’organisation cliente, l’accès aux modèles proposés comme hébergés hors de l’Union européenne repose sur une option désactivée par défaut, activée dans les réglages par un administrateur ou une personne habilitée.
Certains services peuvent impliquer des transferts hors de l’Espace économique européen. Ils sont encadrés, selon les cas, par une décision d’adéquation ou des garanties appropriées, notamment les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Une copie des garanties peut être demandée à contact@anav.app.
Le personnel habilité peut consulter les contenus et données techniques nécessaires au support, à la sécurité ou à la résolution d’un incident. Sur signalement du client, il peut examiner une conversation précise avec l’Agent IA pour corriger ou améliorer le fonctionnement concerné, dans le cadre de l’assistance à son organisation.
Les organismes publics et professionnels habilités peuvent aussi recevoir des données lorsque la loi l’impose ou pour la gestion d’un contentieux.
Article 5. Cession des données à caractère personnel
Les données confiées par l’organisation cliente ne sont pas cédées, louées ou échangées en dehors de ses instructions et du contrat applicable. Les transmissions nécessaires à la fourniture du service sont décrites à l’article 4.
Article 6. Durée de conservation
Les données sont conservées pendant la durée nécessaire aux finalités décrites ci-dessus.
| Catégorie de données | Durée de conservation |
|---|---|
| Données métier et comptes de l’organisation | Pendant le contrat selon les instructions du client, puis restitution ou suppression selon son choix, avec clôture des systèmes actifs sous 30 jours maximum |
| Conversations et pièces jointes de l’Agent IA | Pendant l’utilisation du service, puis suppression des systèmes actifs dans les 30 jours suivant la résiliation du service pour l’organisation |
| Échanges de support | 2 ans maximum après le dernier échange utile ; suppression plus tôt des pièces devenues inutiles |
| Journaux techniques de sécurité | 12 mois maximum après l’événement |
| Statistiques d’utilisation | 24 mois maximum après la collecte |
| Sauvegardes | Rotation sur 90 jours maximum après leur création |
Les instructions du client et les délais contractuels plus courts sont respectés. Après la fin du contrat, le délai de clôture sert uniquement à la restitution demandée et aux opérations techniques de suppression. Les sauvegardes sont réservées à la continuité du service ; les données supprimées en disparaissent à l’expiration de leur cycle de rotation et les suppressions sont réappliquées en cas de restauration.
Les données nécessaires à une obligation légale ou à un litige peuvent être conservées séparément pendant la durée justifiée, avec un accès limité.
Article 7. Sécurité
Pilote Soft met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques pour protéger les données contre les accès non autorisés, la perte, l’altération ou la divulgation, notamment par la gestion des accès, la confidentialité et la protection des échanges.
Article 8. Droits des utilisateurs
Dans les conditions prévues par la réglementation, les utilisateurs peuvent :
- Accéder à leurs données et en obtenir une copie ;
- Faire rectifier ou compléter des données inexactes ou incomplètes ;
- Demander leur effacement ou la limitation du traitement ;
- S’opposer, pour des raisons tenant à leur situation particulière, aux traitements fondés sur l’intérêt légitime ;
- Recevoir les données qu’ils ont fournies dans un format réutilisable lorsque le droit à la portabilité s’applique ;
- Retirer leur consentement à tout moment, sans remettre en cause les traitements réalisés légalement auparavant.
Pour les données traitées pour le compte de leur organisation, les utilisateurs peuvent s’adresser à celle-ci. Pilote Soft l’assiste et lui transmet les demandes reçues directement.
Pour toute question ou demande : contact@anav.app, ou Pilote Soft, contact protection des données, 1260 Route de Saint-Franc 73360 LA BAUCHE.
En cas de doute raisonnable, des informations peuvent être demandées pour confirmer l’identité, sans pièce d’identité systématique.
Pour ses propres traitements, Pilote Soft répond dans les meilleurs délais, au plus tard sous un mois. Si la complexité ou le nombre des demandes le justifie, ce délai peut être prolongé de deux mois ; l’utilisateur en est informé dans le premier mois.
Article 9. Plainte auprès de l’autorité compétente
Les utilisateurs peuvent adresser une plainte à la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) : https://www.cnil.fr/fr/plaintes/internet.
Article 10. Cookies
Cette section concerne uniquement les Plateformes ANAV. Elle ne couvre pas les cookies publicitaires du site vitrine.
Les Plateformes utilisent des cookies et traceurs strictement nécessaires au service, notamment pour l’authentification, la session et la sécurité. Un outil de messagerie et de support peut aussi utiliser des traceurs pour maintenir une conversation.
Nous utilisons des outils de mesure pour produire des statistiques d’utilisation et améliorer les Plateformes, sans finalité publicitaire.
Les traceurs non exemptés nécessitent un consentement préalable.
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