Comment Maleville a repris le contrôle sur sa planification et fluidifié sa communication avec ANAV

En résumé

●     Entreprise : Maleville, menuiserie haut de gamme et agencement – 70 collaborateurs. Entreprise du Patrimoine Vivant (EPV) et Groupement des entreprises de restauration de Monuments Historiques (GMH).

●     Problèmes initiaux : plannings complexes sur Excel, pointage de temps papier, coordination difficile.

●     Solution : mise en place d'ANAV, solution de planification et suivi des temps pour les PME du BTP.

●     Résultats : vision partagée des plannings, coordination fluidifiée, meilleure anticipation de la charge de travail, gains de temps et productivité.

« ANAV rend le planning accessible, démystifie la planification et évite qu'on se retrouve dans le flou. Le planning était autrefois subi, aujourd'hui, il crée de la communication.»

Émilien, Directeur de Production.

Une entreprise historique face à un défi de digitalisation

Fondée en 1880, Maleville est une entreprise de menuiserie et agencement haut de gamme qui réalise des projets d'exception pour une clientèle exigeante, en France comme à l'international. Cette PME du bâtiment compte aujourd'hui plus de 60 collaborateurs, dont une trentaine à l'atelier, une quinzaine au bureau d'études et une dizaine de poseurs sur chantier.

« On a des chantiers qui sont très lourds financièrement et qualitativement. On n'a pas le droit à l'erreur, on doit offrir une prestation impeccable. Pour cela, on doit avoir des outils impeccables. »

Émilien, Directeur de Production.

Spécialiste dans la réalisation de projets sur-mesure complexes, Maleville doit jongler entre des délais serrés, de nombreux chantiers simultanés et des exigences qualitatives élevées. Une organisation millimétrée de l'activité et une gestion de projets efficace sont donc indispensables pour maintenir la productivité de l'entreprise.

Des plannings Excel chronophages et peu fiables pour le pilotage de l'activité

Avant d'adopter un logiciel de planification spécialisée comme ANAV, Maleville utilisait des plannings Excel qui posaient plusieurs problèmes majeurs.

«Excel, c’était un mix de tableaux dans tous les sens qui fonctionnaient plus ou moins. C'était très compliqué, avec des fichiers qui pouvaient atteindre 10 mégas sur une année », se souvient le Directeur de Production.

Les chargés d'affaires témoignent également des difficultés rencontrées dans la coordination des équipes :

« C'était un planning Excel assez chronophage, pas un planning qu'on prenait plaisir à mettre à jour. Quelque chose de très lourd avec un coloriage par case qu'on copier-coller au fur et à mesure. »

Thibault, Chargé d'Affaires.

Ces outils traditionnels présentaient plusieurs inconvénients pour la gestion de projets BTP :

● Difficulté de mise à jour, entraînant un manque de précision et de visibilité.

● Absence de consolidation des données entre les différents plannings des chargés d'affaires.

● Impossibilité de visualiser la charge globale de travail, limitant l'anticipation des besoins.

● Pointage manuel des heures sur des cartons papier, créant une charge administrative supplémentaire.

● Manque de transparence pour les équipes terrain sur les priorités et les temps alloués.

« Une fois que tu as fini ton Excel, tu n'as pas envie de le modifier parce que c'est pénible. Tu fais du copier-coller, tu te retrouves avec des cases blanches, tu es obligé de remettre en forme... C'était vraiment laborieux. »

Estéban, Chargé d'Affaires

Le choix d'ANAV : une solution métier adaptée pour optimiser le suivi de chantier

Après avoir étudié différentes solutions de digitalisation du BTP, Maleville a choisi ANAV il y a trois ans. Contrairement aux ERP généralistes, le logiciel de planification a séduit l'équipe par sa compréhension des enjeux spécifiques de la menuiserie et de l'agencement.

«Ce qui nous a convaincus, c'est qu'ANAV, ce sont des gens du métier. Quand on parle, on est compris et ça, c'est juste inestimable. On a eu tellement de logiciels proposés où les gens ne comprennent pas ce qu'on fait. »

Émilien Serret, Directeur de Production.

Parmi les facteurs déterminants dans ce choix d'outil métier pour les entreprises du bâtiment :

● Une solution adaptée aux PME duBTP et notamment à la menuiserie-agencement.

● Un outil collaboratif intuitif et facile à prendre en main pour tous les profils.

● Un planning partagé offrant une vision globale des projets pour tous les chargés d'affaires.

● Une simplification de la saisie et du suivi des pointages de temps.

● Une équipe réactive et à l'écoute des besoins exprimés par les professionnels du terrain.

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Un déploiement progressif qui a vaincu les appréhensions face à la digitalisation

Comme tout changement dans les méthodes de travail, l'arrivée d'ANAV a d'abord suscité quelques inquiétudes, notamment auprès des collaborateurs les moins à l'aise avec les outils numériques.

«On avait des craintes pour les plus âgés ou les plus réfractaires à la technologie. Mais tout le monde s'est pris au jeu. Tout le monde l'a mis sur son téléphone et on n'a pas eu de problème. »

Émilien, Directeur de Production.

Le déploiement du logiciel de planification s'est fait en deux temps :

1. D'abord au niveau du bureau d'études pour créer les bases du planning et paramétrer les tâches.
2. Puis auprès des équipes atelier et pose pour le pointage numérique des heures.

«C'est vrai qu’avec les anciennes fiches papiers on ne s’y prenait pas au fur et à mesure et c'était fastidieux de retrouver les numéros de chantiers. Aujourd'hui, c'est facile de pointer sur le chantier ou sur un ouvrage. »

Hugo, compagnon atelier ébéniste

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Des bénéfices concrets à tous les niveaux de l'entreprise

Après trois ans d'utilisation, ANAV a profondément transformé l'organisation de Maleville, avec des avantages tangibles pour le pilotage des projets à chaque niveau de service :

Pour la direction

● Une vision précise et partagée de la charge de travail, indispensable pour piloter efficacement le carnet de commandes.

● Une meilleure anticipation des besoins en ressources et en sous-traitance.

● Un suivi rigoureux des rentabilités par projet grâce à des données fiables et actualisées.

● Une capacité à donner des délais précis aux clients, améliorant la satisfaction client.

Pour les chargés d'affaires

● Un planning partagé facile à mettre à jour, garantissant la cohérence des informations.

● Une visibilité accrue sur les tâches de tous les services, favorisant la coordination.

● Une anticipation des conflits de ressources, limitant les retards.

● Une communication fluide avec l'atelier et les poseurs, améliorant l'efficacité globale.

« Aujourd'hui, on est beaucoup plus factuel. Avant, on avait un feeling qui n'était pas forcément faux, mais c'était un feeling. Maintenant, en alliant le feeling et les données factuelles, on peut se projeter de manière beaucoup plus sereine. »

Thibault, Chargé d'Affaires.

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Pour l'atelier et les poseurs

● Un pointage des heures simplifié grâce à des feuilles d’heures pré-remplies sur smartphone ou tablette.

● Une vision claire des temps alloués et des priorités, renforçant la productivité.

● Un retour d'information immédiat sur l'avancement des projets.

● Une meilleure conscience des enjeux globaux de l'entreprise, stimulant l'engagement.

«Ça permet aussi aux compagnons et à l'atelier d'avoir un objectif. Avant, on leur donnait le dossier et ils ne savaient pas ce qui était vendu par l'entreprise. Maintenant, ils savent le temps qu'ils ont sur tel dossier. Ça les conscientise sur leur travail. »

Estéban, Chargé d'Affaires

Une communication renforcée entre les équipes grâce à un outil collaboratif

L'un des bénéfices majeurs d'ANAV est l'amélioration de la coordination inter-services. En rendant visibles les contraintes de chacun, le logiciel de gestion de planification a créé un langage commun et facilité les échanges entre services.

« Ça crée de la communication, bonne ou mauvaise. On s'engueule ou on ne s'engueule pas, mais il y a de la communication. Dans plein de boîtes, le problème, c'est la communication. Là, ça démystifie le planning. »

Émilien, Directeur de Production.

«Avant, seul le directeur des travaux voyait la charge globale. Maintenant, tous les chargés d'affaires la voient, ce qui permet de mieux anticiper les périodes chargées et de trouver des solutions, comme la sous-traitance. »

Pascal, Chef d'atelier.

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Un outil de digitalisation intégré dans l'ADN de l'entreprise

Trois ans après son déploiement, ANAV fait désormais partie intégrante de la stratégie d'optimisation de Maleville.

« Aujourd'hui, ANAV est dans les murs et nous aide au quotidien pour améliorer notre efficacité. » résume les chargé d'affaires.

L'entreprise continue d'explorer les possibilités offertes par notre logiciel de planification et apprécie les échanges avec l'équipe ANAV :

« On apprécie beaucoup la réactivité de l'équipe. Quand je fais remonter un retour via le chat, quelques jours après, j'ai un message qui me dit 'on a corrigé ton point'. On se sent écouté. »

Thibault, Chargé d'Affaires.

Maleville recommande aujourd'hui ouvertement ANAV à d'autres entreprises du secteur, pour sa facilité d'utilisation, sa pertinence métier et sa capacité à fluidifier l'organisation des chantiers.

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