Le plan de charge ou planning de charge est l'outil idéal pour piloter vos ressources et la répartition des temps de travail, deux facteurs clés pour mener votre entreprise au succès.

Dans cet article, nous vous proposons de découvrir pourquoi calculer un plan de charge et apprendre comment le réaliser.

Pourquoi faire un plan de charge ?

Le planning de charge vous permet d'optimiser la charge de travail de vos équipes. La finalité ? Mobiliser l'ensemble des ressources disponibles pour s’assurer de réaliser, dans les délais, l'ensemble du travail planifié.

Les avantages offerts par un plan de charge :

• Sérénité : vous anticipez le niveau d'activité de votre entreprise et développez un carnet de commandes sain, adapté à la charge de travail des équipes. Un excellent moyen pour réduire les creux d’activité et les périodes de surcharge qui peuvent peser lourd sur le moral des équipes.
• Performance : le planning de charge vous aide à gagner en efficience : avec les mêmes ressources, vous optimisez la planification de votre travail et l'ordonnancement de vos équipes. De plus en proposant une vision partagée sur l'ensemble des affaires, la communication est fluidifiée et l'efficacité augmente. Identifiez les leviers d’action, en fonction des contraintes de vos projets et de la disponibilité de vos collaborateurs, pour créer des conditions favorables à la réussite de vos opérations.

Comment faire un plan de charge ?

Les étapes pour réaliser un plan de charge

Pour calculer le taux de charge, deux composantes sont nécessaire :

1. Renseigner l'ensemble des collaborateurs productifs de votre entreprise, en indiquant : leurs disponibilités (date de contrat et horaires de travail) leurs absences prévisibles (congés, formations…)
2. Renseigner l'ensemble de votre carnet de commandes, avec les heures de travail prévues pour chacune des tâches des affaires : les affaires pressenties, les affaires signées et les affaires en cours. Pour rester efficace, ne détaillez pas les affaires lointaines en sous-taches.

Le rapport de la somme des heures de travail sur la somme des heures de présence des collaborateurs dans une période définie (jour, semaine, mois…) indique votre taux de charge sur la période.

Pour avoir des données fiables, il est important de mettre régulièrement à jour le planning avec les avancements des tâches, les temps passés, les retards ou décalage, les absences imprévues ou tout autre aléa interne ou externe à votre organisation.

Choisir le bon outil pour un plan de charge efficace

Planning de charge sur Excel ou Google Sheet

Excel vous donne beaucoup de flexibilité pour construire un premier plan de charge simplement et en un rien de temps. Cependant, un plan de charge Excel peut atteindre ses limites rapidement. En effet, il n'est pas adapté à un travail collaboratif ni au changement régulier de tâches et "usine à gaz" lorsque le calcul de charge s'effectue sur plusieurs métiers/phase/compétences (comme de l’Etude, Production, Installation…).

De plus il faudra veiller à le mettre à jour manuellement, ce qui peut s'avérer complexe tant l'agrégation des différentes informations est chronophage et source d'erreurs. Enfin, un fichier Excel peut s'alourdir et perdre en performance, au fur et à mesure du temps et des données enregistrées.

Solution métier

Une solution métier, comme ANAV, offre un plan de charge automatisé, configuré selon votre métier et les particularités de votre organisation. De plus, cette solution simple et conviviale a l’avantage de consolider votre planification en temps réel, avec la réalité du terrain.

Enfin, l'utilisation d'un outil collaboratif permet également de se répartir la mise à jour du planning en équipe : l'assistant(e) RH peut renseigner les périodes de congés des collaborateurs, les chargés d’affaires délimitent les contraintes des affaires, les salariés saisissent leurs temps de travail, les responsables mettent à jour l'avancement des tâches...

Vous l'aurez compris, l'utilisation d'une solution métier pour un plan de charge simple et efficace représente un formidable levier en vue d'augmenter la performance et la sérénité d'une entreprise.